\\n We make it GmbH ist ein national in der Schweiz agierendes Unternehmen, welches dank langj\\xc3\\xa4hriger und erfolgreicher Erfahrung \\xc3\\xbcber eine hohe Kompetenz im Personaldienstleistungsbereich verf\\xc3\\xbcgt.

Konzentration der Vermittlert\\xc3\\xa4tigkeiten auf die Kernbereiche Industrie, Technik, B\\xc3\\xbcro/Administration, Engineering, Pharma und Informatik. Die We make it GmbH stellt h\\xc3\\xb6chste Anspr\\xc3\\xbcche an Qualit\\xc3\\xa4t, Ethik und Diskretion.

F\\xc3\\xbcr unseren Kunden, ein renommiertes Pharmaunternehmen mit Sitz in Bern, suchen wir einen Direktionsassistenten (m/w/d).

\\xc3\\x9cber CSL Behring

CSL Behring ist ein weltweit f\\xc3\\xbchrendes Unternehmen im Bereich der Biotherapeutika, das sich dem Versprechen verschrieben hat, Leben zu retten. Wir konzentrieren uns auf die Bed\\xc3\\xbcrfnisse der Patienten Wir entwickeln und liefern innovative Therapien zur Behandlung von Gerinnungsst\\xc3\\xb6rungen, prim\\xc3\\xa4ren Gerinnungsst\\xc3\\xb6rungen, prim\\xc3\\xa4ren Immundefekten, heredit\\xc3\\xa4ren Angio\\xc3\\xb6demen, Atemwegserkrankungen und neurologischen Erkrankungen. Die Produkte des Unternehmens werden auch in der Herzchirurgie, bei der Behandlung von Verbrennungen und zur Vorbeugung h\\xc3\\xa4molytischer Erkrankung des Neugeborenen.

Der GRA OpX Management Assistant bietet pers\\xc3\\xb6nliche administrative Unterst\\xc3\\xbctzung und Hilfe f\\xc3\\xbcr den Head of GRA Operations Excellence (OpX) und Head of GRA Science and Policy (GRASP). Dies umfasst administrative Unterst\\xc3\\xbctzung auf F\\xc3\\xbchrungsebene administrative Unterst\\xc3\\xbctzung auf F\\xc3\\xbchrungsebene, Organisation von Reisen und Korrespondenz, Planung von Meetings und Workshops, Protokollf\\xc3\\xbchrung, Nachbereitung von Ma\\xc3\\x9fnahmen, Vorbereitung von Pr\\xc3\\xa4sentationen und Berichten sowie Empfang von Kunden und Besuchern. Der Assistent bietet Unterst\\xc3\\xbctzung f\\xc3\\xbcr das GRA OpX Leadership Team (OpXLT) und GRA Science and Policy (GRASP nach Bedarf).

Aufgaben

Bereitstellung allgemeiner administrativer Unterst\\xc3\\xbctzung f\\xc3\\xbcr F\\xc3\\xbchrungskr\\xc3\\xa4fte wie:

• Verwaltung und Pflege der Zeitpl\\xc3\\xa4ne des Head of OpX und von GRASP, einschlie\\xc3\\x9flich der Planung von Reisen und Konferenzen, der Vereinbarung von Termine und Termin\\xc3\\xa4nderungen.
• Organisation und Koordinierung von Sitzungen und Veranstaltungen.
• Verwaltung und Vorbereitung von Korrespondenz, Mitteilungen, Pr\\xc3\\xa4sentationen und anderen Dokumenten
• Ablage und Wiederauffinden von Dokumenten und Referenzmaterialien
• F\\xc3\\xbchren von Abteilungsorganigrammen und Verwalten von Informationen auf dem GRA Sharepoint
• Aktualisierung und Erneuerung von Mitgliedschaften in den Verb\\xc3\\xa4nden
• Empfangen von und Umgang mit eingehenden Besuchern. Unterst\\xc3\\xbctzung der Mitglieder von OpX und GRASP Leadership Team (OpXLT) bei ihren Besuchen vor Ort oder bei zugewiesenen Aufgaben.

Organisation von Reisen der OpX- und GRASP-Leiter und Teilnahme an externen Treffen

• Reisevorbereitungen (Buchung, Reiselogistik und Vorbereitung individueller Reisedossiers f\\xc3\\xbcr jede Reise).
• Dazu geh\\xc3\\xb6rt auch, dass Sie ben\\xc3\\xb6tigte Unterst\\xc3\\xbctzung und n\\xc3\\xbctzliche Informationen wie Hotelinformationen, Tagungsinformationen, wichtige Kontaktdetails
• Vorkehrungen je nach Zweck und Tagesordnung der Reise
• Flug-/Zugticket- und Hotelbuchung durch einen Agenten
• Einreichung von Spesenabrechnungen

Vorbereitung und Unterst\\xc3\\xbctzung von OpXLT- und GRASP-LT-Sitzungen sowie von Folgeaktivit\\xc3\\xa4ten zu den Sitzungen:

• Unterst\\xc3\\xbctzung der Planung, Koordination und Durchf\\xc3\\xbchrung von OpXLT-Sitzungen, OpXLT-Workshops, erweiterten OpXLT-Sitzungen und andere OpXLT-Aktivit\\xc3\\xa4ten, soweit relevant
• Vorbereitung und Koordinierung von Tagesordnungen, Protokollf\\xc3\\xbchrung, Verfolgung von Folgema\\xc3\\x9fnahmen aus Sitzungen und F\\xc3\\xbchrung von Aktionsprotokollen.
• Organisieren aller anderen f\\xc3\\xbcr die Sitzung relevanten Materialien. Sicherstellung des technischen Aufbaus.
• Koordinierung der Opx Global Meetings durch Zusammenstellung der Tagesordnung, Abstimmung der Pr\\xc3\\xa4sentation und Unterst\\xc3\\xbctzung des Gastgebers der Besprechung.
• Verantwortlich f\\xc3\\xbcr die Dokumentation aller Meeting-bezogenen Dokumente in SharePoint oder anderen geeigneten Systemen:
• Vorbereiten, Verteilen und Archivieren von OpXLT-spezifischen Dokumenten und Informationen; Verwalten von struktur- und inhaltsspezifischen Dateiverwaltungslaufwerke, z. B. SharePoint

Organisation von Sitzungen:

• Planung und Organisation des Veranstaltungsortes f\\xc3\\xbcr Teilnehmer/Redner
• Einholen von Informationen \\xc3\\xbcber die Einrichtungen des Veranstaltungsortes und die Kosten - Erstellen und Verfolgen einer Budget\\xc3\\xbcbersicht
• Versenden von Sitzungsanfragen an die Teilnehmer, Nachverfolgung und Verfolgung der Teilnahme
• Vorbereiten von Tagesordnung, Einladung, Handouts
• Organisation der erforderlichen technischen Ausr\\xc3\\xbcstung und B\\xc3\\xbcroausstattung sowie der Telefonkonferenzen
• Planung von Mahlzeiten und gesellschaftlichen Ereignissen
• Unterst\\xc3\\xbctzung w\\xc3\\xa4hrend der Sitzung, um eine funktionierende Ausr\\xc3\\xbcstung und einen reibungslosen Ablauf der Sitzung zu gew\\xc3\\xa4hrleisten

Vertretung f\\xc3\\xbcr andere GRA-Administratoren:

• Ad-hoc-Unterst\\xc3\\xbctzung aufgrund von Abwesenheit/Arbeitsauslastung
• Unterst\\xc3\\xbctzung von funktionalen Workshops/Veranstaltungen
• Verwalten/Bestellen von B\\xc3\\xbcromaterial

Qualifikation

• Abschluss in Betriebswirtschaft, Handel oder gleichwertig
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einem internationalen Umfeld, Unterst\\xc3\\xbctzung einer globalen Funktion, als pers\\xc3\\xb6nlicher/leitender Assistent
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistentin in einem internationalen Umfeld, die direkt an die Gesch\\xc3\\xa4ftsleitung berichtet
• Flexibilit\\xc3\\xa4t, F\\xc3\\xa4higkeit, unter Druck zu arbeiten, Arbeit au\\xc3\\x9ferhalb der B\\xc3\\xbcrozeiten
• Hervorragende Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift, gute Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift, weitere Sprachen sind von Vorteil.
• Beherrschung von MS Office, Liebe zum Detail, p\\xc3\\xbcnktliche Lieferung und ein gutes Gesp\\xc3\\xbcr f\\xc3\\xbcr Dringlichkeit/Gesch\\xc3\\xa4ftsrelevanz
• Ausgepr\\xc3\\xa4gte Organisations-, Projektmanagement- und Probleml\\xc3\\xb6sungsf\\xc3\\xa4higkeiten mit tadelloser Multitasking-F\\xc3\\xa4higkeit
• Ausgepr\\xc3\\xa4gte Kommunikationsf\\xc3\\xa4higkeiten
• Ausgepr\\xc3\\xa4gtes Arbeitsmanagement, einschlie\\xc3\\x9flich Planung, Priorit\\xc3\\xa4tensetzung und Organisation von Aufgaben zur effektiven Einhaltung von Fristen und spezifische Ergebnisse zu erzielen
• Freundliches und professionelles Auftreten

Arbeitszeiten

• 41 Std/ Woche
• 80% Remote, 20% vor Ort
• Reiseanforderungen: Gelegentliches Reisen weltweit

CSL bietet gleiche Besch\\xc3\\xa4ftigungschancen f\\xc3\\xbcr alle Personen ohne Diskriminierung aufgrund der Zugeh\\xc3\\xb6rigkeit zu einer gesetzlich gesch\\xc3\\xbctzten Gruppe, einschlie\\xc3\\x9flich Rasse, Hautfarbe, Religion, nationaler Herkunft, Geschlecht, Alter, Veteranenstatus oder Behinderung/Behinderung.

CSL Behring setzt sich daf\\xc3\\xbcr ein, dass Vielfalt und Inklusion Teil unserer t\\xc3\\xa4glichen Arbeit sind.

Sind Sie interessiert?

Dann freut sich Frau Emina Becic \\xc3\\xbcber Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen (CV, Arbeitszeugnisse und Ausbildungsnachweise).

Wir freuen uns auf Sie.

We make it GmbH

Seit 2003 verleiht und vermittelt die we make it GmbH Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Bereich Pharma \\xe2\\x80\\x93 Chemie, Logistik und IT. Die we make it GmbH stellt h\\xc3\\xb6chste Anspr\\xc3\\xbcche an Qualit\\xc3\\xa4t, Ethik und Diskretion, Testen Sie uns!\\n \\n \\n \\n \\n \\n

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