\\n Grade: G5

No. du poste:GENEVA/GS/2023/19

Date de publication: 12 d\\xc3\\xa9cembre 2023
Date de cl\\xc3\\xb4ture (minuit, heure de Gen\\xc3\\xa8ve): 15 janvier 2024

Job ID: 11469
D\\xc3\\xa9partement: GOVERNANCE
Unit\\xc3\\xa9: DIALOGUE
Lieu d\\\'affectation: Gen\\xc3\\xa8ve
Type de contrat: Dur\\xc3\\xa9e d\\xc3\\xa9termin\\xc3\\xa9e

Le processus de recrutement des services g\\xc3\\xa9n\\xc3\\xa9raux (GS) est soumis aux r\\xc3\\xa8gles de recrutement local et de l\\\'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n\\\'offrira un contrat qu\\\'aux personnes qui sont en possession d\\\'un statut de r\\xc3\\xa9sident valable en Suisse ou qui r\\xc3\\xa9sident actuellement en France voisine.

Peuvent participer:

• Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l\\\'annexe I du Statut du personnel.
• Les candidats/tes ayant plus de cinq ann\\xc3\\xa9es de services continu au sein de l\\\'organisation sont \\xc3\\xa9galement \\xc3\\xa9ligibles, et sont encourag\\xc3\\xa9(e)s \\xc3\\xa0 postuler. Une attention particuli\\xc3\\xa8re leur sera apport\\xc3\\xa9e au moment de la revue des candidatures et de l\\\'\\xc3\\xa9valuation.
• Candidats/tes externes*

Le BIT attache une grande importance \\xc3\\xa0 la diversit\\xc3\\xa9 parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d\\\'hommes qualifi\\xc3\\xa9s, et aussi celles de personnes handicap\\xc3\\xa9es sont encourag\\xc3\\xa9es. Si vous vous trouvez dans l\\\'incapacit\\xc3\\xa9 de compl\\xc3\\xa9ter le formulaire en ligne du fait d\\\'un handicap, veuillez envoyer un courriel \\xc3\\xa0 .

Les candidats/tes pourraient \\xc3\\xaatre amen\\xc3\\xa9(e)s \\xc3\\xa0 passer une \\xc3\\xa9preuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d\\\'autres \\xc3\\xa9preuves \\xc3\\xa9crites. Outre les entretiens et \\xc3\\xa9preuves que tout candidat peut \\xc3\\xaatre tenu de passer, la r\\xc3\\xa9ussite du Centre d\\\'\\xc3\\xa9valuation du BIT est requise pour tout candidat externe.

*Conditions d\\\'emploi pour les candidats externes: Conform\\xc3\\xa9ment \\xc3\\xa0 la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e ext\\xc3\\xa9rieur/e sera normalement recrut\\xc3\\xa9/e au premier \\xc3\\xa9chelon de ce grade. Le salaire d\\\'entr\\xc3\\xa9e pour ce grade est : 77 571 CHF par an.

Introduction

Le poste est \\xc3\\xa0 pourvoir au sein de l\\\'Unit\\xc3\\xa9 du dialogue social et du tripartisme (DIALOGUE) du D\\xc3\\xa9partement de la gouvernance et tripartisme. Le mandat g\\xc3\\xa9n\\xc3\\xa9ral de l\\\'unit\\xc3\\xa9 DIALOGUE est d\\\'aider les \\xc3\\x89tats membres \\xc3\\xa0 \\xc3\\xa9tablir et \\xc3\\xa0 renforcer les cadres institutionnels et juridiques du dialogue social et de la coop\\xc3\\xa9ration tripartite entre et parmi les gouvernements et les organisations repr\\xc3\\xa9sentatives d\\\'employeurs et de travailleurs, \\xc3\\xa0 renforcer la capacit\\xc3\\xa9 des acteurs du dialogue social et \\xc3\\xa0 accro\\xc3\\xaetre le r\\xc3\\xb4le et l\\\'impact du dialogue social et du tripartisme dans la conception des politiques du travail, \\xc3\\xa9conomiques et sociales en vue de faire progresser la justice sociale et le travail d\\xc3\\xa9cent pour tous.
Le/la titulaire de ce poste fournit un ensemble de services d\\\'appui administratif aux membres de l\\\'unit\\xc3\\xa9 DIALOGUE. Ces services sont fournis dans divers domaines : appui administratif, finances, organisation de voyages et r\\xc3\\xa9unions, site internet. Le/la titulaire veille \\xc3\\xa0 l\\\'application rigoureuse des r\\xc3\\xa8gles, dispositions r\\xc3\\xa9glementaires, politiques, proc\\xc3\\xa9dures et directives \\xc3\\xa9tablies pour recommander la marche \\xc3\\xa0 suivre dans le(s) domaines qui rel\\xc3\\xa8ve(nt) de sa comp\\xc3\\xa9tence.
Le (la) titulaire travaille sous la supervision du chef de DIALOGUE.

T\\xc3\\xa2ches sp\\xc3\\xa9cifiques

1. Assurer la pr\\xc3\\xa9paration, le traitement d\\\'actions administratives telles que des actions du personnel (PA), des autorisations de voyage (TA), des bons de commandes (PO), des contrats de collaborateurs(trices) ext\\xc3\\xa9rieurs(es), des contrats de service pour le budget r\\xc3\\xa9gulier et les projets de la coop\\xc3\\xa9ration pour le d\\xc3\\xa9veloppement, en v\\xc3\\xa9rifiant que les informations sont conformes aux normes applicables. Entrer des donn\\xc3\\xa9es compl\\xc3\\xa8tes dans le Syst\\xc3\\xa8me int\\xc3\\xa9gr\\xc3\\xa9 d\\\'information sur les ressources (IRIS). Assurer le suivi avec les services administratifs concern\\xc3\\xa9s pour leur traitement.
2. Contr\\xc3\\xb4ler la qualit\\xc3\\xa9 des documents sortant (mise en forme, grammaire, style et respect des normes applicables). Suivre le processus de publication \\xc3\\xa0 diff\\xc3\\xa9rents niveaux en consultation avec les sp\\xc3\\xa9cialistes de l\\\'unit\\xc3\\xa9. Pr\\xc3\\xa9parer les demandes de num\\xc3\\xa9ro ISBN pour les couvertures de rapports et autres publications. Assurer la liaison avec les diff\\xc3\\xa9rents services et unit\\xc3\\xa9s techniques de l\\\'Organisation pour la livraison et l\\\'impression des publications dans les d\\xc3\\xa9lais impartis.
3. Actualiser la page Web de l\\\'unit\\xc3\\xa9. Mettre \\xc3\\xa0 jour des informations telles que les publications des unit\\xc3\\xa9s, la liste des membres du personnel au si\\xc3\\xa8ge et sur le terrain et toute autre information importante concernant le travail de l\\\'unit\\xc3\\xa9.
4. Se tenir inform\\xc3\\xa9(e) de l\\\'\\xc3\\xa9volution des r\\xc3\\xa8gles, dispositions r\\xc3\\xa9glementaires, politiques, proc\\xc3\\xa9dures et directives administratives, et en informer le personnel en lui fournissant de plus amples pr\\xc3\\xa9cisions selon les besoins.
5. Accomplir et/ou coordonner d\\\'autres t\\xc3\\xa2ches administratives g\\xc3\\xa9n\\xc3\\xa9rales, comme celles relatives aux registres des pr\\xc3\\xa9sences et des absences, la gestion du stock des documents et publications de l\\\'unit\\xc3\\xa9.
6. S\\\'acquitter des autres t\\xc3\\xa2ches pertinentes demand\\xc3\\xa9es.

Ces t\\xc3\\xa2ches sp\\xc3\\xa9cifiques compl\\xc3\\xa8tent la description g\\xc3\\xa9n\\xc3\\xa9rique \\xc3\\xa9tablie par le BIT pour ce poste, \\xc3\\xa0 savoir:

T\\xc3\\xa2ches g\\xc3\\xa9n\\xc3\\xa9riques

1. Mener \\xc3\\xa0 bien toutes les op\\xc3\\xa9rations n\\xc3\\xa9cessaires afin d\\\'autoriser et d\\\'effectuer les d\\xc3\\xa9penses au titre des diff\\xc3\\xa9rentes sources de financement, notamment effectuer les calculs, demander des fonds et r\\xc3\\xa9gler les paiements.
2. Maintenir et actualiser les bases de donn\\xc3\\xa9es relatives aux op\\xc3\\xa9rations administratives susmentionn\\xc3\\xa9es.
3. Contr\\xc3\\xb4ler la comptabilit\\xc3\\xa9 de l\\\'unit\\xc3\\xa9 de travail concernant les engagements et les d\\xc3\\xa9penses et proc\\xc3\\xa9der aux ajustements n\\xc3\\xa9cessaires pour optimiser l\\\'utilisation des ressources. Maintenir des syst\\xc3\\xa8mes de suivi, de surveillance et/ou d\\\'information comptable relatifs aux engagements et aux d\\xc3\\xa9penses.
4. Maintenir et concilier une s\\xc3\\xa9rie de registres et de dossiers administratifs. La titulaire ou le titulaire peut \\xc3\\xaatre amen\\xc3\\xa9(\\xc3\\xa9e) \\xc3\\xa0 agir en qualit\\xc3\\xa9 de contr\\xc3\\xb4leur/contr\\xc3\\xb4leuse des d\\xc3\\xa9penses engag\\xc3\\xa9es pour l\\\'unit\\xc3\\xa9 de travail.
5. Fournir un appui administratif \\xc3\\xa0 l\\\'occasion de r\\xc3\\xa9unions et de s\\xc3\\xa9minaires organis\\xc3\\xa9s \\xc3\\xa0 Gen\\xc3\\xa8ve et ailleurs. Ce soutien comprend la pr\\xc3\\xa9paration des budgets, la coordination des voyages et du logement des participants, le paiement de DSA, le recrutement, la r\\xc3\\xa9tribution des intervenants et la r\\xc3\\xa9daction de la correspondance y relative.
6. Initier les actions pertinentes concernant le recrutement ou la mutation de membres du personnel, d\\\'experts et de consultants. Ces activit\\xc3\\xa9s impliquent la saisie des informations contractuelles dans une base de donn\\xc3\\xa9es, la r\\xc3\\xa9daction de la correspondance et l\\\'actualisation des dossiers.
7. Mettre les membres du personnel, les experts et/ou les consultants au courant des proc\\xc3\\xa9dures administratives. R\\xc3\\xa9pondre aux questions qui \\xc3\\xa9manent de l\\\'organisation comme de l\\\'ext\\xc3\\xa9rieur. Participer \\xc3\\xa0 des r\\xc3\\xa9unions internes afin de fournir des informations sur des questions administratives.
8. R\\xc3\\xa9diger les rapports et la correspondance relatifs aux attributions susmentionn\\xc3\\xa9es.
9. Participer \\xc3\\xa0 la mise au point de proc\\xc3\\xa9dures administratives assist\\xc3\\xa9es par ordinateur.

Qualifications requises

Formation

Avoir achev\\xc3\\xa9 ses \\xc3\\xa9tudes secondaires.

Exp\\xc3\\xa9rience

Au moins cinq ans d\\\'exp\\xc3\\xa9rience pertinente.

Langues

Excellente ma\\xc3\\xaetrise de deux langues de travail (fran\\xc3\\xa7ais, anglais, espagnol) de l\\\'Organisation.

Comp\\xc3\\xa9tences

En plus des comp\\xc3\\xa9tences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Aptitudes professionnelles - Conna\\xc3\\xaetre les dispositions r\\xc3\\xa9glementaires propres au domaine de sp\\xc3\\xa9cialisation (finances, personnel, relations, publications). Bonne ma\\xc3\\xaetrise des proc\\xc3\\xa9dures administratives et des principes comptables. Aptitude \\xc3\\xa0 rechercher et \\xc3\\xa0 extraire des informations \\xc3\\xa0 partir de bases de donn\\xc3\\xa9es et \\xc3\\xa0 r\\xc3\\xa9pertorier des rapports. Bonne ma\\xc3\\xaetrise des programmes informatiques et des progiciels pour la r\\xc3\\xa9alisation de diverses t\\xc3\\xa2ches administratives. Bonnes aptitudes r\\xc3\\xa9dactionnelles et de communication. Aptitude \\xc3\\xa0 \\xc3\\xa9tablir et entretenir des relations professionnelles efficaces avec les fonctionnaires de toutes les classes et aussi avec les mandants et les repr\\xc3\\xa9sentants des institutions partenaires. Aptitude \\xc3\\xa0 travailler pr\\xc3\\xa9cis\\xc3\\xa9ment avec des donn\\xc3\\xa9es administratives et parfois sous pression. Capacit\\xc3\\xa9 \\xc3\\xa0 \\xc3\\xa9tablir des priorit\\xc3\\xa9s lors de l\\\'accomplissement de t\\xc3\\xa2ches multiples. Aptitude \\xc3\\xa0 travailler dans un environnement multiculturel et \\xc3\\xa0 adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux consid\\xc3\\xa9rations de genre.

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur \\xc3\\xa0 l\\\'adresse suivante : . Le syst\\xc3\\xa8me fournit les instructions n\\xc3\\xa9cessaires afin de faciliter la proc\\xc3\\xa9dure de demande en ligne.

L\\\'\\xc3\\xa9valuation (qui peut inclure une ou plusieurs \\xc3\\xa9preuves \\xc3\\xa9crites et d\\\'un entretien pr\\xc3\\xa9alable bas\\xc3\\xa9 sur les comp\\xc3\\xa9tences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 \\xc3\\xa0 3 mois suivant la date de cl\\xc3\\xb4ture. Les candidat(e)s sont pri\\xc3\\xa9(e)s d\\\'assurer leur disponibilit\\xc3\\xa9 en cas de pr\\xc3\\xa9-s\\xc3\\xa9lection.

Alerte \\xc3\\xa0 la fraude

Le BIT ne facture aucun frais \\xc3\\xa0 aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l\\\'entretien, la proc\\xc3\\xa9dure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages \\xc3\\xa9manant d\\\'addresses email diff\\xc3\\xa9rentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas \\xc3\\xaatre consid\\xc3\\xa9r\\xc3\\xa9es. En outre, le BIT n\\\'a pas besoin et ne demande pas de conna\\xc3\\xaetre les informations relatives au compte bancaire du postulant.\\n \\n \\n \\n \\n \\n

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